Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Skierniewicach Sygnaliści

Informacja dla sygnalistów

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Zgłoszenie może być dokonane:

1. 1.  Pisemnie na adres do korespondencji: Samorządowe Kolegium Odwoławcze
      w Skierniewicach (dalej SKO, Kolegium), ul. Trzcińska 18, 96-100 Skierniewice z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie zewnętrzne - nie otwierać do rąk własnych Prezesa/Wiceprezesa SKO”.
   2. Poprzez e-mail na adres: sygnalista@skoskierniewice.gov.pl
   3. Ustnie podczas bezpośredniego spotkania z upoważnioną osobą w siedzibie SKO
      w Skierniewicach, wyznaczonego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
   4. Wzór formularza stanowi załącznik Nr 1 do regulaminu i znajduje się na stronie BIP SKO w Skierniewicach.
   5. Zgłoszenie ustne, za zgodą zgłaszającego, dokumentuje się w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
   6. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie.
   7. Zgłoszenia anonimowe Kolegium pozostawia bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
   8. Dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem innych kanałów zgłoszenia niż określone w pkt 1, 2 i 3 nie jest dopuszczalne.
   9. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie,
   w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
2. wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
3. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
4. dane identyfikacyjne zgłaszającego wraz z adresem do korespondencji, w tym w celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej.

2. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji.
   1. Samorządowe Kolegium Odwoławcze  w Skierniewicach przyjmuje  zgłoszenia  zewnętrzne  (poza anonimowymi) i dokonuje  ich wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Kolegium,  a jeżeli nie należy - ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.
   2. Kolegium  rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania.
   3. Kolegium podejmuje  działania  następcze z zachowaniem należytej staranności.
   4. Kolegium kontaktuje się  z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych
      i  w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu.
   5. Kolegium przekazuje zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
   6. Kolegium przesyła  sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia,   chyba że sygnalista wystąpi wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Kolegium ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
   7. Kolegium może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu,
      o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
   8. Kolegium przekazuje  zgłoszenie zewnętrzne  niezwłocznie, nie później jednak niż
      w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Kolegium - oraz informuje o tym sygnalistę.
   9. Kolegium odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
   10. Kolegium informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
   11. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Kolegium może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
   12. Kolegium może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Kolegium informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
   13. W przypadku,  gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
       (Dz. U. z 2024 r. poz. 572), lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
   14. W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych zastosowanie znajdą odpowiednio przepisy art. 22 i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
   15. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych Kolegium:

1. nie informuje sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego,
2.  nie przesyła sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
3. nie wydaje zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście,
4. brak informacji zwrotnej o pozostawieniu zgłoszenia zewnętrznego bez rozpoznania.
   16. W zakresie nieuregulowanym do postępowania przed organami publicznymi stosuje się odpowiednio przepisy działów VII i VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

3. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.
   1. 1. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Skierniewicach przekazuje na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu zewnętrznym informację zwrotną sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach Kolegium przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.
      2. Informacja zwrotna zawiera informację o podjętych stosownie do okoliczności czynnościach (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu), a także o planowanym podjęciu czynności (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu), informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa, informację o ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, informację na temat powodów podjętych działań następczych.
      3. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Skierniewicach poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

4. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
   1. 1. 1. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Skierniewicach gwarantuje,  że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem
   nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której
   dotyczy zgłoszenie.

2. Upoważnieni pracownicy SKO w Skierniewicach są obowiązani do zachowania
   tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach
   przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

5. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Działanie następcze to działania podjęte przez SKO w Skierniewicach w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia.

6. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
   1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, np. odmowa nawiązania stosunku pracy; wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy; obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, mobbing itp.
   2. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia.
   3. Kolegium zapewnia poufność tożsamości sygnalisty (dostęp do informacji objętych zgłoszeniem mają tylko upoważnione  osoby)

7. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16.
   1. 1. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 poz. 928) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
      2. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
      3. W przypadku wszczęcia postępowania dotyczącego ww. odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
      4. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
      5. Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
8. Zachęta  do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.    

SKO w Skierniewicach zachęca do skorzystania w pierwszej kolejności z dokonania zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie, w którym sygnalista pracuje, pracował, z którym utrzymywał lub utrzymuje kontakt w kontekście związanym z pracą tj. miejscu z którym osoba jest związana zgodnie z procedurą obowiązującą w danej strukturze organizacyjnej.

9. Dane kontaktowe rzecznika praw obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

 tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl